DIRECTION GENERAL E DES SERVICES : Chef de Service des assemblées et du Secrétariat Général

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Assure le management du service Secrétariat Général, coordonne l'ensemble du secrétariat des assemblées (Conseil municipal et décisions du Maire) et participe au fonctionnement administratif de la Direction Générale, notamment à travers le Codir, les astreintes et diverses m

Cadre d'emploi : B Référence de l'offre : M2026054 Publié le

Missions

Missions principales

  • Assurer le management du service « Secrétariat Général » (30%) composé de deux agents et qui a pour missions :
    • Accueil physique et téléphonique de la Direction Générale,
    • Courrier (vaguemestre, enregistrement),
    • Référent technique « Post Office »
    • Assistance au DGS et au directeur du Pôle « Services à la population » : gestion des agendas, planification des réunions, courriers
    • Assistante à la contrôleuse de gestion sur un traitement de premier niveau des dossiers d’assurance, et pour des missions de secrétariat de type publipostage,
    • Fonctionnement « logistique » du bâtiment A de l’hôtel de ville.
  • Assurer le secrétariat des assemblées (60%)
    • Consolidation de la note de synthèse pour le Conseil municipal,
    • Convocation des séances,
    • Secrétariat des séances,
    • Finalisation des délibérations,
    • Transmission au contrôle de légalité
    • Diffusion des délibérations et procès-verbaux
    • Traitement des décisions de Monsieur le Maire : de la rédaction à la transmission au contrôle de légalité

Les missions liées au secrétariat des assemblées devront pouvoir être assumées par l’assistante du
service.

  • Autres (10 %)
    • Participer au Codir et en établir le compte rendu
    • Etablir les plannings des astreintes administratives

Relations fonctionnelles

  • Administration municipale
  • Elus
  • Autres administrations (tant territoriales que d’Etat)

Profil recherché

Qualifications ou diplômes souhaité : niveau III

Compétences, qualités requises

  • Polyvalence, réactivité, adaptabilité
  • Capacités managériales
  • Organisation et anticipation
  • Discrétion absolue
  • Disponibilité
  • Sens du service public
  • Maîtrise de l’outil informatique
  • Rigueur, méthodique
  • Très bonne orthographe
  • Autonomie

Mode de recrutement

Recrutement d’un agent titulaire ou à défaut contractuel

Contraintes

Présence lors des séances du Conseil municipal (à titre indicatif : 1 fois par mois, jusqu’à 22h)

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